この記事では、Microsoft FormsとPower Automateを使用して、フォームの新しい回答があったときにメールを送信したり、Excelに回答を追加したり、承認リクエストを送信する方法を紹介しています。Power Automateのテンプレートを利用して各操作を簡単にカスタマイズでき、回答者への通知や、フォームにアップロードされたファイルのリンクを含むメール送信も可能です。また、承認ステップを追加したり、取得した内容をExcelに記録する方法についても説明されています。これにより、業務の効率が向上します。

Microsoft FormsとPower Automateを使ったシンプルな自動化

Microsoft FormsとPower Automateは、仕事の効率を向上させるための強力なツールです。この記事では、Microsoft Formsの回答に対してどのようにPower Automateを利用して自動化を実現できるかについて、具体的な例を通して紹介します。

最初に試してみるべきアイデア

Microsoft FormsとPower Automateを使い始める際の一般的な方法は次の通りです。

• 新しいフォーム回答があるときにメールを送信
• フォーム回答者にメールを送信
• フォームの詳細を含む承認リクエストを送信
• フォームの回答をExcelワークシートに追加
• フォームからの添付ファイルを取得し、メールで送信

このように、様々なケースに応じた自動化が可能です。

新しいフォーム回答があるときにメールを送信する

フォームのオーナーに対するメール通知をフォーム設定で有効にすることができます。さらに、他の誰かに通知したい場合には、Power Automateでカスタムメール通知を作成できます。

手順

1. Power Automateテンプレートギャラリーで「Microsoft Forms」を検索し、「学生がクイズを完了した時にOutlookで通知」を選択します。
2. 必要に応じてコネクタにサインインし、「続行」を選択します。
3. ワークフローの最初のステップである「新しい回答が送信されたとき」において、フォームIDボックスで自分のフォームを選択します。
4. ワークフローの次のステップである「各項目に適用」で再度フォームIDを選択します（他はそのままで大丈夫です）。
5. 最後のステップ「メールを送信」で、受取人、件名、本文を入力します。フォーム回答の詳細を含む動的コンテンツを選択します。

フォーム回答者にメールを送信する

フォームの設定で回答者にメールの領収書を有効にできます。さらなるカスタマイズを行いたい場合には、Power Automateを利用して、個別のメールを対応者に送信することができます。

手順

新しいフォームの回答時のメール送信の手順に従いながら、受取人を回答者に設定します。

フォームの詳細を含む承認リクエストを送信する

この例では、フォームの回答を承認リクエストとして送信する方法を示します。

手順

1. テンプレートギャラリーで「フォームの回答を承認のために送信」を選択します。
2. フォームIDボックスで自分のフォームを選択します。
3. 「承認タイプ」や「タイトル」を設定し、承認者のメールアドレスを入力します。

フォームの回答をExcelワークシートに追加する

フォームの回答をExcelに記録するためのフローを作成することも可能です。

手順

1. Excel Onlineでワークブックを作成し、フォームの各質問に対応する列を作成します。
2. Power Automateで新しい応答が送信されたときのトリガーを選択します。
3. 回答の詳細を取得し、Excelテーブルに追加します。

フォームからの添付ファイルを取得し、メールで送信する

フォームに添付されたファイルを取得して、リンクを生成し、メールで送信するフローを作成することもできます。

手順

1. 新しい応答が送信されたときのトリガーを選択します。
2. ファイルのアップロード詳細を取得し、JSONスキーマを使用してファイルを特定します。
3. OneDrive for Businessで共有リンクを生成し、メールで送信します。

まとめ

Microsoft FormsとPower Automateを組み合わせることで、さまざまな自動化を実現し、業務の効率化を図ることができます。上記の手順を参考に、ご自身の業務に合わせた自動化フローを構築してみてください。仕事の手間を減らし、より生産的な業務運営が可能となるでしょう。

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Common ways to use a form in a flow – Power Automate

Source link

The article provides an overview of various common uses of Microsoft Forms in conjunction with Power Automate, detailing several automated flows that can be created to enhance productivity and streamline processes. Key points and workflows highlighted include:

1. Email Notifications: Automatically send an email to designated recipients when a new form response is submitted. This can be done by using a prebuilt template in Power Automate and customizing it as needed.

2. Responder Notifications: Customize and send confirmation emails to respondents upon receiving their form submission, leveraging Power Automate for enhanced email settings.

3. Approval Requests: Create a flow for sending form responses for approval. This involves setting up conditions and approvals which can lead to further communication based on the approval outcome.

4. Data Entry into Excel: Automate the process of recording form responses directly into an Excel worksheet. This requires setting up a flow that links Microsoft Forms with Excel Online, allowing for systematic data collection.

5. File Handling: Allow users to upload attachments with their form responses. The flow can then create a shareable link for the uploaded documents and send them via email, transforming the URL into clickable links in the email body.

Each of these workflows can be customized and adjusted to fit specific needs, including changes to email content and the structure of the data entries. The article encourages users to utilize Copilot to facilitate the creation of flows by providing intuitive prompts. Overall, these automated processes exemplify how Microsoft Forms and Power Automate can work together to enhance communication and data management.